Ihre Privatsphäre und der damit verbundene Schutz personenbezogener Daten sind uns ein wichtiges Anliegen. Deshalb erfolgt unser geschäftliches Handeln in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zu Datenschutz und Datensicherheit.
Der Bedeutung Ihrer uns anvertrauten Daten sind wir uns bewusst und möchten Sie im Folgenden darüber informieren:
-für welche Zwecke Ihre (personenbezogenen) Daten verarbeitet werden,
-wie wir mit Ihren Daten umgehen und sie schützen,
-wem wir die Daten zur Verfügung stellen und
-wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können.
Bitte lesen Sie sich die nachfolgenden Ausführungen aufmerksam durch.
Datenschutz ist ein komplexes Thema. Damit einige grundlegende Bedeutungen das Verständnis dieser Datenschutzerklärung erleichtern, haben wir diese für Sie zusammengetragen.
Unter einer „Auftragsverarbeitung“ (kurz AV) im Sinne des Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) wird vereinfacht eine Dienstleistung verstanden, bei der personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung des sogenannten Verantwortlichen durch einen Dienstleister (Auftragsverarbeiter nach DS-GVO) verarbeitet werden. Bevor ein solcher Auftrag an einen Dienstleister vergeben wird, schließen wir einen speziellen Vertrag mit dem Dienstleister und stellen weitere Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicher.
Dritter ist jede natürliche oder juristische Person oder Stelle, außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten, vgl. Art. 4 Nr. 10 DS-GVO. Es handelt sich daher z. B. nicht um einen Dritten, wenn personenbezogene Daten im Zuge einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO an einen Dienstleister gegeben werden.
Legen zwei oder mehrere Verantwortliche gemeinsam die Zwecke der und die Mittel zur Verarbeitung fest, so sind sie gemäß Art. 26 DS-GVO gemeinsam Verantwortliche.
IP-Adressen sind Ziffernfolgen, die einzelnen IT-Geräten oder einer Gruppe zugeordnet werden können. Die IP dient dazu, ähnlich wie bei Postanschriften, Daten dem richtigen Empfänger zuordnen zu können.
Unter „personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, insbesondere Vor- und Nachname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Wohn-Adresse, sowie Bank- und Zahlungsdaten, aber auch Gesundheitsdaten, zu verstehen, vgl. Art. 4 Nr. 1 DS-GVO.
„Verantwortlicher“ gemäß Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist jede Person oder Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
Gemeinsam Verantwortliche (in Folge auch „Parteien“ genannt) in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten, die auf dieser Webseite verarbeitet werden, sind:
Antalis GmbH
Europaallee 19,
D-50226 Frechen
Tel.: 02234 / 20 55 – 0
Fax: 02234 / 20 55 - 999
E-Mail: info@antalis.de
Website: www.antalis.de
Amtsgericht Köln, HRB-Nr.: 32654
USt-Id-Nr.: DE 216491 640
Sitz der Gesellschaft: Frechen
Geschäftsführer:
Dieter Becker, Bernd Reckmann, Hervé Poncin
RICOH DEUTSCHLAND GmbH
Vahrenwalder Str. 315
D-30179 Hannover
Telefon: 0511 / 6742 0
Fax: 0511 / 6742 2100
E-Mail: info@ricoh.de
Website: www.ricoh.de
Amtsgericht Hannover, HRB 5794
USt-Id-Nr.: DE 115 823 764
Sitz der Gesellschaft: Hannover
Geschäftsführer:
Niculae Cantuniar
Im Rahmen der Veranstaltungen „Glück zum Anfassen“ arbeiten die Antalis GmbH und RICOH DEUTSCHLAND GmbH eng zusammen. Dies betrifft auch die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten. Die Parteien haben gemeinsam die Reihenfolge der Verarbeitung dieser Daten in den einzelnen Prozessabschnitten festgelegt. Sie sind daher innerhalb der nachfolgend beschriebenen Prozessabschnitte gemeinsam für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich (Art. 26 DS-GVO).
Zur Durchführung der Veranstaltung haben wir, die Antalis GmbH und die RICOH DEUTSCHLAND GmbH, Einladungen zur Veranstaltung jeweils an unsere Kunden übersandt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Einladung unserer Kunden zu Kundenveranstaltungen, um sie über neue Produkte und neue Techniken zu informieren. Für die vorliegende Webseite, auf der sich die Kunden beider Parteien zur Veranstaltung anmelden können, ist die Antalis GmbH im Rahmen der gemeinsamen Verantwortung zuständig. Sie können sich zur Veranstaltung anmelden, indem Sie das auf der Webseite bereitgestellte Formular nutzen. Wir, die Antalis GmbH und RICOH DEUTSCHLAND GmbH, verwenden Ihre Anmeldung einschließlich Ihrer darin gemachten Angaben ausschließlich zur Durchführung der Roadshow „Glück zum Anfassen“ und gegebenenfalls zur Klärung von Anschlussfragen hinsichtlich der Veranstaltung.
Nähere Einzelheiten zur Verarbeitung Ihrer Daten innerhalb der einzelnen Prozessschritte, könnten Sie im Folgenden der Datenschutzerklärung entnehmen.
Bei jedem Zugriff auf diese Webseite werden Daten automatisiert protokolliert, was auch für den Aufruf von Dateien gilt (Log-Daten). Hierbei erheben und nutzen wir bzw. die Werbeagentur und/oder der Hostinganbieter (siehe Ziffer 4.2.1) die technisch notwendigen Daten, um Ihnen die Webseite zur Verfügung zu stellen. Zu den technisch notwendigen Daten, die durch Ihren Browser übermittelt werden, zählen beispielsweise: Browsertyp/Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL, aufgerufene Seiten, IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage.
Diese Daten werden benötigt, um die Funktionsfähigkeit der Webseite sicherzustellen und um Ihnen den Besuch dieser Webseite so angenehm wie möglich zu gestalten. Wir behalten uns vor, die protokollierten Daten zum Zwecke der Datensicherheit anlassbezogen zu analysieren. Eine Einzelprofilbildung, die über Ihr personalisiertes Nutzungsverhalten Auskunft gibt, führen wir anhand der technisch notwendigen Daten nicht durch. Die Log-Daten werden nicht mit anderen Datenquellen verknüpft oder zusammengeführt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der beschriebenen Daten – soweit diese personenbezogen sind – bildet Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Ihnen eine ansprechende, benutzerfreundliche und technisch funktionsfähige Webseite anzubieten.
Sie können sich zur Veranstaltung anmelden, indem Sie das auf der Webseite bereitgestellte Formular nutzen. Wir, die Antalis GmbH und RICOH DEUTSCHLAND GmbH, verwenden Ihre Anmeldung einschließlich Ihrer darin gemachten Angaben (unter anderem Firma, Name, Vorname, E-Mail-Adresse) ausschließlich zur Durchführung der Roadshow „Glück zum Anfassen“ sowie zur Klärung von Anschlussfragen hinsichtlich der Veranstaltung. Ihre persönlichen Anmeldedaten werden nach Durchführung der Veranstaltung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, gelöscht. Eine Nutzung zu einem anderen Zweck findet nicht statt.
Lediglich die Angabe der Daten unter der mit einem Sternchen versehenen Felder sind Pflichtangaben. Die Angabe weiterer Daten kann für die Bearbeitung hilfreich sein, ist aber nicht zwingend erforderlich (freiwillige Angaben). Sämtliche Daten werden mit Ihrer Einwilligung ausschließlich zum Zwecke der Durchführung der Veranstaltung genutzt und gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft formlos widerrufen. Im Falle eines Widerrufs werden Ihre Anmeldedaten unverzüglich in der Datenbank gelöscht. Bitte berücksichtigten Sie, dass wir Sie im Falle eines Widerrufs, nicht weiter bei der Veranstaltungsplanung berücksichtigen können.
Wenn Sie zukünftig keine Einladungen zu unseren Veranstaltungen mehr wünschen, haben Sie die Möglichkeit, der Nutzung Ihrer Daten zu diesen Zwecken jederzeit zu widersprechen, indem Sie sich mit Ihrem Widerspruch formlos an uns wenden (die Kontaktdaten finden Sie unter Ziffer 9). In diesem Fall werden wir die Zusendung von Einladungen zu unseren Veranstaltungen unverzüglich beenden.
Sofern Sie, als „Begleitperson“ angegeben wurden, jedoch keine Teilnahme an der Veranstaltung wünschen, können Sie jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen. Bitte wenden Sie sich hierzu formlos an die unter Ziffer 9 aufgeführten Kontaktdaten.
Soweit wir zur Durchführung der Veranstaltung auf Dienstleister zugreifen und diesen möglicherweise einen erforderlichen Zugriff auf Ihre Daten gewähren (sog. Auftragsverarbeiter), haben wir mit diesen selbstverständlich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (kurz AV-Vertrag) gemäß Art. 28 DS-GVO abgeschlossen. Auch bleiben wir weiterhin für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich. Durch den Vertragsschluss gelten die eingesetzten Dienstleister nicht als sogenannte Dritte. Auftragsverarbeiter ist die Werbeagentur zur Betreuung unserer Webseite. Auch wird die Webseite bei einem externen Dienstleister gehostet (Hoster).
Zum Zwecke der Zutrittskontrolle erhält die Eventlocation „WeWork“, spätestens 24 Stunden vor dem Event, die Namen und Vornamen der Besucher. Für die Zutrittskontrolle bei WeWork Hamburg erhalten Sie von Antalis bzw. Ricoh einen Link per email, über den Sie sich freiwillig selbst vorab registrieren können. Die Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO an der Durchführung einer Zutrittskontrolle, um sicherzustellen, dass unberechtigte Personen nicht an der Veranstaltung teilnehmen können.
Sollten Sie mit uns via E-Mail, Telefax, Telefon oder postalischer Zusendung in Verbindung treten, nutzen wir Ihre Angaben zur Kontaktaufnahme und zur zweckbezogenen Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte findet nicht statt. Sofern keine anderweitigen Rechtsvorschriften dem entgegenstehen und Ihre Anfrage nicht der Vorbereitung eines Vertragsschlusses dient, werden Ihre Angaben innerhalb einer angemessenen Frist nach Abschluss der Bearbeitung von uns gelöscht.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der angemessenen Beantwortung und Bearbeitung Ihrer Anfrage. Erfolgt Ihre Anfrage zur Vorbereitung/Anbahnung eines Vertragsabschlusses mit Ihnen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO alternative Rechtsgrundlage.
Es kann vorkommen, dass innerhalb dieses Onlineangebotes auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (d.h. Interesse an der Analyse, Optimierung und wirtschaftlichem Betrieb unseres Onlineangebotes im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO) Inhalte Dritter, wie zum Beispiel Videos von YouTube oder Vimeo, Kartenmaterial von Google-Maps, RSS-Feeds oder Grafiken von anderen Webseiten eingebunden werden. Dies setzt immer voraus, dass die Anbieter dieser Inhalte (nachfolgend bezeichnet als "Dritt-Anbieter") die IP-Adresse der Nutzer wahrnehmen. Denn ohne die IP-Adresse, könnten sie die Inhalte i. d. R. nicht an den Browser des jeweiligen Nutzers senden. Die IP-Adresse ist damit für die Darstellung dieser Inhalte erforderlich. Wir bemühen uns nur solche Inhalte zu verwenden, deren jeweilige Anbieter die IP-Adresse lediglich zur Auslieferung der Inhalte verwenden. Jedoch haben wir keinen Einfluss darauf, falls die Dritt-Anbieter die IP-Adresse z.B. für statistische Zwecke speichern. Soweit uns dies bekannt ist, klären wir die Nutzer darüber auf.
Die vorliegende Webseite verwendet die Funktion „reCAPTCHA“ der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (kurz „Google“)). Diese Funktion wird insbesondere zur Unterscheidung, ob eine Eingabe durch eine natürliche Person oder missbräuchlich durch maschinelle und automatisierte Verarbeitung erfolgt, eingesetzt. Hierdurch erhält Google Zugriff auf die IP-Adresse und ggf. weitere von Google für den Dienst reCAPTCHA benötigten Daten. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb des Raumes der Europäischen Union (EU) kann nicht ausgeschlossen werden (Mutterunternehmen: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA). Die Verwendung von Google reCAPTCHA erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO an der Vermeidung von Missbrauch und Spam. Google ist unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet hierdurch eine Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active). Weiterführende Informationen zu Google reCAPTCHA sowie die Datenschutzerklärung von Google können Sie einsehen unter: https://policies.google.com/privacy?hl=de
Eine Löschung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt, sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten dem nicht entgegenstehen und wenn Sie einen Löschungsanspruch geltend gemacht haben, wenn die Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind oder wenn ihre Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist.
Wir möchten Sie darüber aufklären, dass bei der Datenübertragung im Internet (z. B. via E-Mail) Sicherheitslücken auftreten können. Ein lückenloser Schutz vor dem Zugriff durch Dritte ist uns daher nicht möglich. Wir sichern unsere IT-Systeme (einschließlich der Webseite/n) mittels sogenannter technischer und organisatorischer Maßnahmen (kurz TOM) gegen ungewollte/n: Zutritt, Zugang, Weitergabe, Eingabe, Verlust und Verbreitung sowie Zerstörung und Veränderung durch Unbefugte ab. Ihre personenbezogenen Daten werden mittels des Transport Layer Security Codierungssystems (256 Bit TLS-Verschlüsselung) gesichert über das Internet übertragen.
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen von Art. 15 DS-GVO können Sie selbstverständlich und jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Sofern wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, können Sie darüber hinaus Auskunft über die Umstände und Ausgestaltung der Verarbeitung und nähere Angaben zu den verarbeiteten Daten verlangen.
Sie können nach Art. 16 DS-GVO verlangen, dass unrichtige Angaben zur Ihrer Person, sofern Sie eine Änderung nicht selbst vornehmen können, berichtigt werden.
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen von Art. 17 DS-GVO sind Sie berechtigt, von uns zu verlangen, dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich löschen. Das Recht auf Löschung besteht u.a. nicht, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich ist für die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen (bspw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sie können nach Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen des Art. 20 DS-GVO von uns zu verlangen, Ihnen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die durch uns verarbeitet werden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu übergeben.
Unter den Voraussetzungen des Art. 21 DS-GVO haben Sie das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen und von uns zu verlangen, die Verarbeitung einzustellen. Das Widerspruchsrecht besteht nur in dem gesetzlich vorgesehenen Umfang. Ihrem Widerspruch können berechtigte Interessen entgegenstehen, die eine weitere Verarbeitung erforderlich machen.
Die von Ihnen erteilten Einwilligungen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie nach Art. 7 Abs. 3 DS-GVO jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass Ihnen dadurch Kosten entstehen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Nach Art. 19 DS-GVO sind wir verpflichtet alle Empfänger, denen personenbezogene Daten offengelegt wurden, über Berichtigungen, Löschungen und Einschränkungen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Ausnahmen können hierbei bestehen, wenn dies unmöglich oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist. Auf Verlangen unterrichten wir Sie gerne über diese Empfänger.
Wir stellen auch Ihre Rechte nach Art. 22 DS-GVO sicher. Sie bzw. Ihre Daten sind daher auf unserer Webseite nicht Gegenstand von Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung - einschließlich Profiling - beruhen.
Sie haben das Recht nach Art. 77 DS-GVO, sich bei einer Aufsichtsbehörde bzw. einer zuständigen Stelle zu beschweren, sofern Sie einen Grund zur Beanstandung haben sollten, insbesondere, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht in Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben und den Vorgaben dieser Datenschutzerklärung erfolgt.
Aufgrund der gemeinsamen Verantwortlichkeit können Datenschutzrechte sowohl bei der Antalis GmbH als auch bei RICOH DEUTSCHLAND GmbH geltend gemacht werden. Betroffene erhalten die Auskunft grundsätzlich von der Stelle, bei der Rechte geltend gemacht wurden.
Antalis GmbH
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Tel.: 02234 / 20 55 – 0
Fax: 02234 / 20 55 - 999
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Externer Datenschutzbeauftragter:
Brands Consulting | Datenschutz & Beratung
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D-56412 Niedererbach (Westerwald)
E-Mail: Antalis@Brands-Consulting.eu
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Vahrenwalder Str. 315
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Stand: 21.01.2020